© 2023 a2o
Dit artikel verscheen in december 2020 in de OK Visie krant, door Leendert Douma.
Iedereen streeft naar complete rust op de OK. Maar op alle OK-complexen wordt de stilte vaak verstoord door portofoons. Dan zijn er bv. direct extra instrumenten of materialen nodig. Dat verstoort de concentratie. In het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) in Nijmegen hebben ze daar wat op gevonden. Omlopen bestellen daar nu via de ‘App to Order’ (A²O). Die is bedacht door het ziekenhuis zelf en ontwikkeld in samenwerking met digitaal bureau Proud Nerds. Door de app is er meer rust in de operatiekamers én zijn er minder misverstanden in de communicatie tussen OK en CSA, zeggen Dick Braam, afdelingshoofd OKC-CSA, en Monique Latta, afdelingshoofd OKC-Chirurgie van het CWZ.
In oktober heeft het ziekenhuis besloten het systeem blijvend in gebruik te nemen op alle OK’s. Het initiatief voor de app is zo’n anderhalf jaar geleden ontstaan. Monique Latta: ‘Als hoofden OK en CSA hadden we het regelmatig over de onrust die de portofoons kunnen opleveren. Het systeem heeft meerdere kanalen en staat soms op alle elf OK’s open. Bovendien versta je elkaar soms amper, dat maakt het lastig om boodschappen door te geven.
We zeiden tegen elkaar: wat is het toch vreemd dat je bijvoorbeeld in een sushibar gewoon met een tablet je bestelling kunt doorgeven en in een hightech omgeving als de OK niet. Wij willen dat ook. Dat idee is door Dick actief opgepikt.’ Braam is eerst gaan rondbellen en kijken bij andere ziekenhuizen. Die kampten met hetzelfde probleem, maar niemand had een echte oplossing. Dick Braam: ‘We hebben het voorgelegd aan de innovatiecommissie van CWZ. Die bestaat uit specialisten en afgevaardigden van verschillende afdelingen. De innovatiecommissie gaf een positief advies aan de raad van bestuur en zo kwam er een potje geld vrij voor een
pilot.’
Een werkgroep onder leiding van Braam, met daarin operatieassistenten, CSA-medewerkers en diverse ICT-collega’s, ging samen met projectleider Ellen König van Medische Informatie Technologie in het CWZ op zoek naar een ontwikkelaar. Er is met verschillende partijen gesproken en uiteindelijk rolde Proud Nerds uit Nijmegen als beste uit de bus. ‘We hebben heel wat ervaring in de zorg, maar eigenlijk waren we verbaasd over deze problematiek en de werkwijze op de OK en CSA’, zegt Michiel Geurts van Proud Nerds. ‘In alle OK’s in Nederland is zoveel ruis op de lijn, terwijl een heel eenvoudige digitale oplossing dit kan voorkomen.’ Er werd een projectteam opgericht met, naast de leden van de CWZ-werkgroep, een ontwikkelaar, een gebruiksspecialist en business-consultant Michiel zelf. De pilot startte eind vorig jaar in twee van de elf OK’s van het Nijmeegse ziekenhuis. Dick Braam: ‘Het ontwikkelproces ging razendsnel. We werkten in sprints die we telkens evalueerden. Verbeterpunten en ideeën werden zo snel mogelijk uitgewerkt, en opnieuw geëvalueerd.’ Binnen een maand werd de pilot al uitgebreid naar alle OK’s in het complex.
Ondertussen werd gewerkt aan een catalogus met artikelen voor de A²O die aansluit op de database van het CWZ, zo vertellen Braam en Geurts. Vergelijkbaar met bol.com of Wehkamp kan daaruit besteld worden. ‘Inmiddels staan er denk ik zo’n drieduizend artikelen in’, zegt Dick Braam. ‘Die bestrijken het hele assortiment, van disposables als katheters en gazen tot implantaten en instrumentennetten.’ Er wordt nu gewerkt om het zoeksysteem nog verder te verbeteren, legt Geurts uit. Want operatieassistenten gebruiken soms een andere benaming dan de fabrikant, verduidelijkt Latta. ‘Het is niet de bedoeling dat een omloop lang moet zoeken tijdens een operatie, dus moeten de categorieën helder zijn.’ Daarnaast zitten er een paar slimme trucjes ingebouwd, zegt Braam. De meest gezochte artikelen zijn goed zichtbaar op het scherm en de zoekmachine vult automatisch aan als je intypt.
Of het nou gaat om één of meerdere artikelen, de omloop vult een winkelmandje en drukt op verzenden. Op de CSA lopen altijd twee medewerkers met een mobiel die een ‘hot line’ heeft vanuit de OK, legt Dick Braam uit. ‘Zij krijgen een bericht wat er besteld wordt door welke OK. En ze zien waar de artikelen bij ons in de schappen staan. Dan kunnen ze alles bij elkaar zoeken en binnen een paar minuten naar de opdekruimte van de betreffende OK brengen. De omloop kan op zijn of haar computerscherm zien of de bestelling ontvangen is, in behandeling is en wat de status is.’ De omloop kan ook met een rode vink aangeven of een aanvraag spoed heeft, zodat het de hoogste prioriteit heeft. Monique Latta: ‘Vroeger moest de operatieassistent van de OK af om snel iets op te halen. Het is een voordeel dat deze app het aantal bewegingen terugbrengt en voorkomt dat mensen even niet beschikbaar zijn.’ Omdat de app nog maar kort in gebruik is, zijn er nog weinig data beschikbaar, maar je kunt je voorstellen dat al het bestellingverkeer ook enorm nuttige informatie oplevert, zegt Dick Braam. ‘Als er bij een bepaalde ingreep iedere keer een extra zuigslang nodig blijkt, bijvoorbeeld, dan is het handig om die in de standaard klaarzetlijsten op te nemen.’
De partijen stellen het systeem nu ook beschikbaar voor andere ziekenhuizen, zo zeggen het CWZ en Proud Nerds in een gezamenlijk persbericht. Dat betekent overigens niet dat A²O al helemaal af is, zegt Michiel Geurts. ‘Dat is het nooit. We zijn continu aan het verbeteren.’ Geïnteresseerde ziekenhuizen zouden eens bij het CWZ moeten gaan kijken, raadt hij iedereen aan. Monique Latta en Dick Braam hebben wel een idee waarom het systeem in Nijmegen zo snel kon worden ingevoerd op de OK. ‘We hebben het zelf bedacht. Het is ons niet opgelegd’, zegt Latta. ‘Het is ontstaan vanuit een vruchtbare samenwerking tussen OK en CSA. We kunnen altijd bij elkaar in de keuken kijken. Dat vertrouwen is cruciaal.’ Dick Braam raadt ziekenhuizen aan om goed te kijken naar de projectaanpak. ‘Sprints en goede evaluatiemomenten leveren snelheid op.’ En de portofoon? Die is niet helemaal verdwenen. Die wordt nog steeds gebruikt voor communicatie met anesthesisten. Wel is het een stuk rustiger op de OK’s in het CWZ, merkt Monique Latta op. ‘Dat concept “etherdiscipline” van Ellie Lust in Wie is de Mol hadden we hier echt wel, hoor. Maar A²O zorgt voor aanzienlijk meer rust op ons complex!’
Ook andere ziekenhuizen kunnen de App to Order binnen een maand gebruiken. Vanuit diverse ziekenhuizen is er al veel belangstelling voor het ontwerp, de werking en het gebruik van de app. Proud Nerds en CWZ delen hun kennis en ervaring met het ontwikkelen en gebruiken van de A²O graag.
Belangstellende ziekenhuizen vinden meer informatie over de nieuwe app op app2order.nl.
Nog niet gevonden wat je wil weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.
© 2023 a2o