© 2023 a2o
We beginnen deze case met een raadsel: wat hebben een all-you-can-eat-sushirestaurant en de operatiekamer van het Cansius Wilhelmina Ziekenhuis in Nijmegen met elkaar te maken? Het antwoord: je bestelt op beide plekken via een app. Voor een sushirestaurant niets nieuws, maar voor de operatiekamer wel. Samen met het CWZ ontwikkelden we App to Order: een handige, digitale manier om operatiematerialen en -instrumenten te bestellen.
De meeste instrumenten en materialen voor een operatie worden vooraf klaargelegd. Maar er moeten regelmatig nieuwe of extra spullen geleverd worden vanaf de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA). Voorheen werden die bestellingen via de portofoon doorgegeven, maar dat zorgde voor veel ruis. En die ruis verstoorde de concentratie, die in een operatiekamer letterlijk van levensbelang kan zijn. Dat moest anders, vond het ziekenhuis. Afdelingshoofd OKC-Chirurgie Monique Latta van het CWZ: “We zeiden tegen elkaar: wat is het toch vreemd dat je bijvoorbeeld in een sushibar gewoon met een tablet je bestelling kunt doorgeven en in een hightech omgeving als de OK niet. Wij willen dat ook!”
De innovatiecommissie van het CWZ was enthousiast en zo werd er een werkgroep opgericht met OK- en CSA- medewerkers om alle ideeën te verzamelen. Proud Nerds schoof aan voor het technische gedeelte. Het ontwikkelproces ging heel snel: we werkten in sprints die telkens geëvalueerd werden. Zo konden we verbeterpunten en ideeën snel uitwerken, ondanks de uitdagingen die corona meebracht.
Proud Nerds heeft een webapplicatie voor de OK en een app voor de smartphones van de CSA-medewerkers ontwikkeld. App to Order vervangt het gebruik van een portofoon op de operatiekamers. Het werkt eigenlijk heel eenvoudig: op de operatiekamer voert de operatieassistent de benodigde artikelen in. Een collega op de CSA krijgt een melding op zijn mobiel: ze zien wat er wordt besteld én waar in het magazijn die spullen te vinden zijn. Ze zoeken alles bij elkaar en brengen het naar de operatiekamer. De operatieassistent ziet ondertussen precies wat de status is.
Onze grootste uitdaging was om de techniek 100% betrouwbaar en zo gebruiksvriendelijk mogelijk op te leveren. Daarom staan alle producten in duidelijke categorieën, vult de zoekmachine automatisch aan als de medewerker iets intypt en staan de meest bestelde producten standaard op het scherm. De reacties vanuit de OK en de CSA zijn heel positief: bestellen én afleveren gaan supersnel. Dat komt mede omdat het design gevalideerd is door echte respondenten. Ultiem UX in de praktijk!
Als de app langere tijd in gebruik is, komt er waardevolle data uit die de trends en afwijkingen in het instrumentengebruik laten zien. Als uit de data blijkt dat er altijd een extra slang nodig is voor een bepaalde operatie, kan die vooraf al neergelegd worden. Dat zorgt voor een nog efficiënter werkproces in ziekenhuizen.
Sinds oktober 2020 werken alle operatiekamers in het CWZ naar volle tevredenheid met de app. Het duurde dan ook niet lang voordat andere ziekenhuizen interesse toonden in de App to Order. Daar zijn we heel trots op. Binnen een maand is het systeem up-and-running en kunnen de afdelingen aan de slag. Er is alleen software voor nodig: een webapplicatie voor de OK en een app voor de smartphones of tablets van de medewerkers op de CSA. Wil je meer weten? We hebben een website ontwikkeld waar alle ins en outs over App to Order te vinden zijn: www.app2order.nl.
Nog niet gevonden wat je wil weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.
© 2023 a2o